Airtable recenze 2024: Zlepšete vaši týmovou kooperaci

irtable je další možnou alternativou, pokud přemýšlíte nad tím, že byste chtěli zlepšit vaši týmovou kooperaci a zefektivnit vaši práci. Nejde o službu pro projektový management ve stylu Asany nebo Trella, ale spíše o jakousi databázi podobnou excelové tabulce se zajímavými funkcemi navíc. A jak to tedy funguje?

🛡️ Důvěryhodnost služby Airtable - 10/10

Airtable byl založen v roce 2012 Howiem Liuem, Andrewem Ofstadem a Emmettem Nicolasem. Jde o službu dostupnou na cloudu (rozsáhlá síť vzájemně propojených vzdálených serverů, tento typ je navržen k ukládání a správě dat, existují ale i jiné typy cloudu, každopádně přístup k němu máte z jakéhokoli zařízení s podporou internetu.). Sídlo má firma v San Franciscu a kromě toho mají kanceláře také v Londýně, Austinu, Los Angeles a New Yorku. 

V roce 2015 obdržel Airtable investice v hodnotě více než deseti milionů od různých společností (např. Caffeinated Capital, Charles River Ventures) a od herce Ashtona Kutchera. V roce 2018 pak už ale získali více než 150 milionů dolarů. Množství obdržených financí v dalších letech jen stoupalo. Kromě investic také služba posbírala ceny, dostala se na CNBC Disruptor 50 List nebo na seznam sta cloudových služeb od Forbes. 

Airtable denně používá více než 300 000 společností, mezi nimi třeba Netflix, Shopify nebo Red Bull. Jde o mezinárodní službu, jež je na trhu už 10 let a má solidní zázemí i klientelu, považujeme ji proto za důvěryhodnou.

📊 Funkce Airtable- 7/10

Jak už jsme zmínili, Airtable usiluje především o to, aby vám pomohl zefektivnit práci. Platforma nabízí vám a vašim kolegům dostatek volnosti, aby si každý mohl vytvořit takové řešení, které mu vyhovuje, a tím pádem, aby byly vaše pracovní procesy plynulejší. Ale s pomocí jakých konkrétních funkcí toho dosáhnete? 

• Views - můžete si zvolit, jaký způsob zobrazení dat a informací vám nejvíce vyhovuje. Nejde ale pouze o to, s jakým konkrétním  zobrazením se vám osobně nejlépe pracuje, ale i o to, jaký typ zobrazení se nejlépe hodí ke konkrétním projektům (Timeline, Kanban, Gantt, Calendar, Grid, Gallery, Form).
• Interface designer - jde v zásadě o jakousi nástěnku, jež umožní vám i vašemu týmu udržet si přehled o tom, na čem zrovna pracujete. Můžete vytvářet více takových nástěnek, stačí vždy určit, koho z vašeho týmu se zrovna týká a jaké informace potřebuje vědět. Některé mohou být dokonce určeny jen ke čtení, jiné mohou být upravitelné.
• Automatizace - některé úkony se mohou stát jednoduššími, pokud se naučíte používat automatizace. Můžete si nastavit pravidla a vašim kolegům tak budou chodit upozornění, pokud budou splněny vámi stanovené podmínky. Nebudete muset posílat vše vždy ručně. 
• Synchronizace - tato funkce slouží k tomu, abyste mohli všechna potřebná data dostat pod jednu střechu. Ať už jde o sdílení dat s jiným týmem používajícím Airtable, nebo s týmy používajícími jiné platformy (pomocí integrace). Také můžete spojit data z více zdrojů do jedné databáze. 
• Reporty - můžete si nastavit, jaká data a jaké metriky jsou pro vás důležité, abyste mohli sledovat posun ve vaší práci. 
• Marketplace - Airtable nabízí více než 150 „open source“ aplikací (které vyvinuli), k nimž se dostanete přes jejich Marketplace a díky nimž můžete vaše projekty obohatit o spoustu funkcí, které vaši práci posunou zase o kus dál. Jde například o vložení organizačního schématu, útržků videí, map nebo částí (či screenshotů) webových stránek a článků. 

S pomocí těchto funkcí si můžete vytvářet užitečné databáze s informacemi, které tak budete přehledně udržovat na jednom místě a sdílet s vašimi kolegy.

⚙️ Uživatelské prostředí Airtable - 9/10

Hned po přihlášení se ocitnete v uživatelském prostředí a na jeho základní stránce najdete přehled vašich databází a také tlačítka pro vytvoření nových, a to buď úplně od začátku, nebo za použití šablony nebo dokumentu odjinud, který do Airtablu nahrajete. Také se tam dostanete k Interfaces a můžete zde vytvářet pracovní plochy. Airtable má celkem příjemný jemný design a přehledné rozložení. 

Pokud jde o samotné databáze, při vytváření si vyberete, jaké chcete zvolit zobrazení, ale poté si těch zobrazení můžete vytvořit víc a překlikávat mezi nimi podle toho, z jaké perspektivy chcete na projekt zrovna nahlížet. Jestli potřebujete vidět úkoly v kalendáři, nebo v kanbanu podle toho, co ještě zbývá dodělat a v jaké fázi úkoly jsou. 

V tabulkách můžete vytvářet různé typy polí. Například pokud vytvoříte databázi pro organizaci obsahu na sociálních sítích, můžete použít textová pole (titulek, popisek, váš pracovní název, poznámky), kalendář (termín publikace), tlačítko pro odškrtnutí, štítky (zde si vytvoříte seznam, podle toho co je obsahem té dané sekce - na jaké sítě obsah půjde, seznam kampaní, seznam hostů na akci apod.), obrázek nebo jiný soubor, aktuální status obsahu a kdo ho vytvoří (zodpovědná osoba). To vše v jedné tabulce. V těchto tabulkách pak také můžete vyhledávat pomocí filtrů. 

U šablony pro plánování akcí zase uvidíte, že si můžete vytvářet různé záložky. Jedna slouží tomu, co je vše potřeba zařídit a také kdy a kde, další jako seznam hostů, seznam účastníků a v poslední najdete rozpočet na akci. Jde samozřejmě pouze o návrh, ale dává vám to náhled do toho, jak s databází komplexně pracovat. 

V nastavení si můžete průběžně kontrolovat, kolik záznamů a automatizací jste již vytvořili u jednotlivých databází, a udržovat si tak přehled o tom, zda se již neblížíte k limitu. Uživatelské prostředí má rozhodně velký potenciál a je jen na vás, do jaké míry se ho rozhodnete využít.

💪 Jednoduchost používání Airtable - 8/10

Rozhodně se nedá říct, že by používání Airtablu bylo úplně jednoduché, přece jen jde o komplexní nástroj. Bude určitě potřeba si ho osahat a vyzkoušet si, co všechno umí. Co by vám rozhodně mohlo pomoci to nastartovat, abyste při používání služby příliš netápali, je buď webinář, který Airtable nabízí, a dá vám tipy a rady do začátku a pak používání šablon. I kdybyste měli některou ze šablon pouze rozkliknout, abyste si prohlédli, co všechno lze v databázi vytvořit, určitě vám to bude k užitku. 

Do Airtablu se můžete přihlásit pomocí pracovního e-mailu. Uvedené také své celé jméno a zvolíte si heslo. Pak registraci jen potvrdíte v e-mailu a je hotovo! Registraci však provádějte přes notebook nebo stolní počítač, přes mobil či tablet nejde registraci potvrdit. Po potvrzení e-mailu si zvolíte, v jakém týmu pracujete (marketing, HR, provoz) a pozvete vaše spolupracovníky. Pak už můžete vytvořit vaši první databázi.

💰 Cena nástroje Airtable - 9/10

Airtable vám své služby nabízí ve čtyřech tarifech a je jen na vás, který si vyhodnotíte jako nejvýhodnější. My vám je teď trochu přiblížíme:

Free

• Pro jednotlivce nebo začínající týmy
• Cena: zdarma
• Tento tarif vám nabízí přístup až pro pět uživatelů, neomezený počet databází (do každé můžete vložit jednu aplikaci z Marketplacu), ke každé databázi můžete také přidat maximálně 1 200 záznamů a 2 GB příloh. Záznamy mohou obsahovat různé typy polí (políčka na odškrtnutí, text, obrázky apod.). A můžete provést až 100 automatizací za měsíc. Kromě databáze vědomostí máte nárok na e-mailovou podporu. 

Plus

• Cena: 10 dolarů za uživatele měsíčně (platí se za celý rok)
• Kromě toho, co nabízí bezplatný tarif, můžete u tohoto připojit ke každé databázi tři aplikace z Marketplacu, 5 000 záznamů, 5 000 automatizací za měsíc a 5 GB příloh. Máte také možnost mít neomezený počet uživatelů. 

Pro

• Cena: 20 dolarů za uživatele měsíčně (platí se za celý rok)
• Navíc u tohoto tarifu najdete možnost připojit 10 aplikací z Marketplacu ke každé databázi, 50 000 záznamů a 20 GB příloh. Dále máte k dispozici (oproti předchozím tarifům) i Gantt view a Timeline view, 50 000 automatizací za měsíc, více možností, jak rozhraní přizpůsobit vašim potřebám (formátování, barvy…), pokročilá nastavení v kalendáři atd. Nakonec máte ještě přednostní přístup k novým funkcím.   

Enterprise

• Pro organizace a firmy, které mají větší požadavky na přizpůsobení účtu jejich vlastním strukturám, na zabezpečení a podporu 
• Cena: cena se v tomto případě domlouvá individuálně, musíte kontaktovat obchodní oddělení 
• V tomto tarifu máte neomezený počet pracovních prostředí (pro různá oddělení nebo i organizace) a neomezený počet aplikací z Marketplacu. V jedné databázi můžete mít až 100 000 záznamů a 1 000 GB příloh. Můžete použít až půl milionu automatizací měsíčně a nárok máte i na prioritní podporu a konzultace s expertem Airtablu. 

Jak si vede Airtable v porovnání s konkurencí?  

• ClickUp nabízí tarif za 9 dolarů měsíčně (5 dolarů, pokud zaplatíte za celý rok). Za tyto peníze získáte přístup ke všem funkcím včetně funkce trackování času a funkci Gantt Charts. Kromě toho nabízí i bezplatnou verzi, ta je však omezená. 
• Projekťácký nástroj Monday.com vás vyjde (pokud se nerozhodnete pro úplně základní verzi zdarma) na 10, 12 nebo 20 dolarů měsíčně za uživatele. Tarif za 12 dolarů měsíčně nabízí všechny prémiové funkce kromě funkce trackování času, která je dostupná pouze u nejdražšího tarifu za 20 dolarů měsíčně.
• Nástroj Notion vás vyjde buď na  4 dolary, pokud využijete verzi pro jednotlivce, nebo na 8 dolarů měsíčně za uživatele, pokud zvolíte tarif pro týmy. Nabízí také bezplatnou verzi. 

Ceny za Airtable se pohybují víceméně v průměru. Lze najít i levnější služby, zároveň pak i dražší. V případě Airtablu však nejde o tradiční nástroj pro projektové řízení (ačkoliv s většinou těch běžných si ho můžete propojit), jde spíše o databáze strukturovaných informací, kde sice můžete také vytvářet seznamy úkolů, nejde však o primární funkci služby. Pokud tedy toužíte po nástroji, kde budete moci koordinovat velké týmy lidí pomocí úkolů, priorit, cílů a trackování času, podívejte se na naše další recenze služeb pro projektové řízení. Počítejte však s tím, že tyto služby bývají dražší.

🌄 Šablony Airtable - 10/10

Stejně jako u dalších aplikací podobného typu, i zde si můžete vypomoci s šablonami. Díky nim nebudete muset vytvářet databáze úplně z ničeho, ale můžete si v seznamu najít takovou, která nejvíce vystihuje tu konkrétní náplň práce, jež je teď před vámi, a jen ji doupravit tak, abyste ji vy a váš tým mohli začít používat. 

Airtable nabízí šablony z poměrně velkého počtu různých odvětví:

• Vytváření obsahu - kalendář pro sociální sítě, ediční plán blogu (nebo podcastu), kastingový seznam na konkurzy
• Plánování akcí - plánování akcí, marketing akcí, kontakty 
• Každodenní život - shánění bytu, nápady na dárky, přestavba bytu
• HR - přehled zájemců, otázky na pohovory, plánování pracovní zátěže týmu 
• Nakladatelská činnost - kampaň, ediční plán, promo na sociálních sítích  
• Projektový management - hlídání projektu, inovativní nápady, plánování kurzů 
• Neziskové organizace - organizování dobrovolníků, hlídání grantů, hlídání peněžních příspěvků 
• a další 

Airtable nabízí šablony pro všemožné typy úkonů z různých oblastí. Prakticky na vše tam šablonu najdete, maximálně si ji budete muset trochu upravit. Mohou vám pomoci, pokud hledáte inspiraci, jak si databázi poskládat co nejrychleji a jak využít nabízené funkce na maximum, nebo vám mohou jednoduše ušetřit čas.

🤖 Možnosti propojení Airtable- 9/10

Můžete si Airtable také propojit s jinými aplikacemi, které už používáte, nebo chcete začít používat. Díky těmto propojením budete mít jednoduchý přístup k informacím a datům bez toho, abyste cokoli kopírovali, stahovali a pak zase někam nahrávali. Stejně jako šablony vám i tato propojení mohou ušetřit spoustu času. 

Airtable můžete propojit s různými aplikacemi projektového řízení (Asana, Basecamp), s Google produkty (Gmail, Calendar, Disk), se sociálními sítěmi (Facebook, Instagram, LinkedIn) a dalšími užitečnými nástroji (WordPress, Slack, Mailchimp, Eventbrite a další). 

Kromě toho si můžete Airtable propojit se speciálními aplikacemi (Zapier, Workato, Integromat, Automate.io), které nabízí možnost propojení s dalšími více než 1 000 stránkami a aplikacemi. 

Airtable nabízí velké množství aplikací, s nimiž si můžete propojit svůj účet. Základní aplikace najdete přímo v seznamu Airtablu, a pokud vám něco bude chybět, přes integrační aplikace určitě najdete jakýkoli typ služby, když už ne přímo tu aplikaci, kterou jste si vyhlédli.

📧 Zákaznická podpora Airtable - 6/10

Airtable nabízí různé zdroje informací, ze kterých můžete čerpat, když se budete chtít v používání služby zdokonalit, nebo když budete mít pocit, že jste v koncích. Všechny podpůrné materiály jsou však dostupné pouze v angličtině. 

Můžete se podívat na seznam webinářů a rozhodnout se, zda by vám některý nemohl pomoci s rozjezdem (Getting Started: Build your first base, Step by step), nebo s nějakým konkrétním problémem. Dále na stránkách najdete podrobné návody na různá témata, jako je například Jak si účet přizpůsobit vašim potřebám nebo Návod pro marketéry. Na Airtable blogu zase najdete články plné inspirace a novinek, jež Airtable představuje. 

Když se prokliknete na Help center (Support docs v Menu), můžete vyhledávat pomocí klíčových slov a vyhledávač vytáhne dostupné informace z návodů, webinářů, nejčastěji pokládaných otázek atd. 

Ale co když nezjistíte, co potřebujete? 

Za prvé, můžete svůj dotaz položit na fóru dalším uživatelům Airtablu a doufat, že budou znát odpověď. Kromě otázek a odpovědí a vláken na různá témata tam najdete také oznámení. 

Za druhé, můžete kontaktovat podporu. Pokud máte nějaký obecný dotaz a ještě nemáte účet, můžete využít okénko chatu na jejich webových stránkách. Pokud už účet máte, můžete kontaktovat podporu skrz něj. Při popisování problému uveďte také, jak závazný váš problém je. Najdete tam několik kategorií (od obecného dotazu po problémy, které vám brání v práci). Podpora je dostupná přes e-mail a odpověď můžete čekat do jedné až dvou pracovních dní. Pokud máte prioritní podporu, tak o něco rychleji. Podpora přes telefon není možná. 

Airtable nabízí velmi základní podporu pouze přes e-mail. Na prioritní podporu mají nárok pouze lidé s tarifem Enterprise a i tak to znamená pouze rychlejší vyřízení. Všechny informace jsou navíc dostupné pouze v angličtině, což může být pro někoho problém.

✏️ Pro koho je vhodný nástroj Airtable

Tento nástroj je vhodný pro jednotlivce, kteří si nechtějí všechny své poznámky a informace psát různě po papírech nebo do mnoha různých souborů, a chtějí všechny své kontakty a projekty, ať už pracovní nebo soukromé, držet na jednom místě. A pak samozřejmě pro týmy různých velikostí, kteří chtějí zapracovat na komunikaci a efektivitě v rámci týmu. Airtable jim nabízí možnost držet všechny informace různého typu (text, úkoly, obrazový materiál atd.) na jednom místě, kde k nim mají všichni členové týmu přístup.

✅ Závěrečné hodnocení JIRA - 8,5/10

Oproti jiným aplikacím projektového řízení není tato služba tolik zaměřená na úkoly, i když je také možné je zde vytvářet a odškrtávat. To lze vidět jako výhodu i jako nevýhodu. V Airtablu totiž můžete skladovat různé typy informací, jak je již popsáno výše, a nemusíte je tak doplňovat pomocí nahraných souborů, komentářů nebo odkazů, jako je tomu u jiných služeb. Airtable je také v porovnání s jinými poměrně cenově přijatelný. 

Nevýhodou může být to, že je služba dostupná pouze v angličtině. Pokud byste se báli, že to pro vás a váš tým bude v cizím jazyce složité, můžete se podívat na recenze podobných služeb, které byly vyvinuty v České republice.