řemýšlíte, jak zefektivnit práci ve vašem týmu? Chcete mít přehled o tom, v jakém stavu se nacházejí vaše projekty? Asana je nástroj pro projektový management, který nabízí mnoho vychytávek. Můžete tak ušetřit čas a věnovat ho opravdu důležitým věcem. Pojďme se podívat na to, co vlastně nabízí.
🛡️ Důvěryhodnost služby Asana- 10/10
Asanu založili Dustin Moskovitz a Justin Rosenstein, kteří se potkali, když oba pracovali u Facebooku. Při práci si uvědomili, že většina zaměstnanců tráví čas na poradách, psaním e-mailů nebo vyhledáváním informací. Proto se rozhodli přijít s nástrojem, jenž týmům pomůže zkoordinovat práci. Asanu založili v roce 2008 a spustili ji v roce 2012. Je to tedy firma, která na trhu funguje už řadu let a má zákazníky po celém světě. V roce 2018 byla společnost ohodnocena na 1,5 miliardy dolarů.
Jak je již zmíněno, Asanu používá mnoho společností po celém světě - soukromých, vládních i neziskových. Patří mezi ně například Spotify, Amazon, Nadace Billa a Melindy Gatesových, Uber, Univerzita Harvard, magazín New Yorker, Duolingo, festival Sundance a další. Společnost se snaží reagovat na otázky a témata dnešní doby a zůstat relevantní. Hodně si například zakládají na diverzitě.
Jméno Asana pochází ze sanskrtu a odkazuje k jógové pozici, kdy člověk sedí a soustředěním se pohybuje skrz všechna rozptýlení. Zakladatelé měli za to, že to nejlépe popisuje produkt, který se rozhodli vytvořit.
Asana je stabilní velká společnost, která operuje po celém světě a jejich platformu využívá mnoho zavedených firem s velkým obratem. Je tedy důvěryhodnou volbou i pro vás.
📊 Funkce - 10/10
Základní funkcí Asany je projektový management. To znamená, že můžete vytvářet projekty a v nich jednotlivé úkoly, které je třeba dokončit. K úkolům můžete přidávat popisky, soubory, komentáře a priority. Dále je také můžete přiřazovat jednotlivým členům týmu a určovat, kdy mají být dokončeny. Nejen že každý uvidí, kdo má úkol na starost, ale také je pak členové týmu uvidí v seznamu svých úkolů a budou dostávat upomínky na e-mail.
Kromě tohoto nabízí Asana i řadu dalších funkcí, které se odvíjí i od toho, jaký tarif si platíte:
- List/Board zobrazení - u každého projektu si můžete vybrat, jak si ho chcete zobrazit. Jednotlivé úkoly si můžete rozdělit do sekcí a jsou pod sebe řazeny jako seznam, nebo si je můžete zobrazit jako “tabuli” - sekce se vám zobrazí ve sloupcích a v těch najdete jednotlivé úkoly. Zobrazení tabule vám může více vyhovovat, pokud jste vizuální typ. Úkoly si také můžete zobrazit v kalendáři. V kalendáři si můžete hlídat, zda se vám nějaké úkoly nekryjí nebo zda jste na něco nezapomněli.
- Project Overview - jde o přehled projektu. Můžete zde zkontrolovat role jednotlivých členů týmu, napsat shrnutí projektu, popsat, co je nového apod.
- Mobilní aplikace - Asanu si můžete spravovat i na mobilních aplikacích, jsou dostupné pro Android a iOS.
- Trackování času - je možné si propojit účet v Asaně s několika aplikacemi pro trackování času. Tím pádem uvidíte, kolik vy i vaši zaměstnanci tráví na kterých úkolech.
Pokud používáte placenou verzi Premium, Asana nabízí ještě další funkce:
- Závislost jednotlivých úkolů - tuto funkci využijete, když budete mít dva či více úkolů, které na sobě závisí, tzn. nemůžete začít pracovat na jednom, dokud nebude dokončen jiný. Tím, že si závislosti úkolů označíte, můžete pak snadno sledovat, proč došlo ke zdržení nebo proč se na úkolu ještě nepracuje.
- Počáteční datum projektu - kromě termínů dokončení si můžete také nastavit počáteční datum projektu. V případě, že práce na projektu začínají až za nějakou dobu, ale plán chcete mít připraven s předstihem, se vám tato funkce bude hodit. Až se termín začátku projektu bude blížit, Asana vás upozorní a nebudete na to muset myslet.
- Timeline - náhled úkolů a termínů v rámci projektu pomáhá týmu držet se plánu a sledovat, co se zrovna s projektem děje. Tato funkce vám pomůže včas zaznamenat komplikace, k nimž může dojít.
- Šablony - k dispozici jsou šablony různého typu. Vyberte si takovou, která nejvíce sedí k oboru vašeho projektu (marketing, HR, IT). Díky šabloně nebudete muset vytvářet projekt úplně od začátku.
- Formuláře - můžete vytvářet žádosti o informace nebo jiné komponenty, které potřebujete pro splnění vašeho úkolu. Místo toho, abyste tyto žádosti vyřizovali přes e-mail, můžete kolegy požádat o to, co od nich potřebujete, prostřednictvím této funkce a tím pádem, všechno vyřídíte přímo v Asaně.
- Reporty - můžete si vytvořit různé grafy a analýzy, které vám umožní vytvořit si závěry a zefektivnit vaši práci v budoucnosti. Tyto reporty můžete s týmem sdílet i vyexportovat z Asany.
Funkce navíc nabízí i nejvyšší tarify Business a Enterprise:
- Schvalování - můžete si nastavit u každého úkolu, kdo musí materiály schválit, než bude možné označit úkol za splněný. Tato funkce se hodí ve větších firmách s méně rodinným nastavením. Je možné nastavit si schvalovací proces a vyřešit vše jednoduše v Asaně na dálku.
- Portfolio - tato funkce vám umožňuje vidět všechny projekty na jednom místě. Můžete sledovat, jestli práce postupuje podle plánu, jestli u některého dochází ke zdržení apod.
- Cíle - můžete si nastavit cíle, a to jak hlavní cíle pro celou společnost, tak i cíle pro jednotlivé týmy a projekty. Díky této funkci pak můžete sledovat, zda dochází k naplňování cílů, jestli jsou ohroženy apod.
- Pracovní zátěž - tato funkce vám umožňuje sledovat pracovní vytížení jednotlivých členů týmu. Můžete tak hlídat, kdo z nich má nereálně mnoho práce a kdo má čas věnovat se úkolům, které zatím nikdo na starost nemá. Asana se tak snaží předejít vyhoření.
Asana nabízí mnoho různých funkcí a dle našeho názoru si každý najde to svoje. Ale právě proto, že je těch funkcí mnoho, pokud pro ně nemáte využití, možná je pro vás výhodnější zkusit o něco jednodušší službu. Na našem webu najdete recenze na podobné služby.
⚙️ Uživatelské prostředí- 8/10
Na úvod bychom chtěli zmínit, že uživatelské prostředí Asany je kompletně v angličtině. Je sice možné jazyk služby změnit, ale čeština zatím není mezi podporovanými jazyky. Proto je na vás zvážit si, zda je pro vaše zaměstnance komfortní pracovat se službou v angličtině, nebo zda se vám vyplatí podívat se na podobné služby, které nabízí češtinu (například Freelo).
Po přihlášení do Asany se dostanete na domovskou stránku. Tam uvidíte přehled úkolů, kterým se blíží uzávěrka a přehled vašich projektů. Nalevo se vám pak objeví orientační lišta. Je rozdělena na několik částí: Moje úkoly, Oznámení, Reporty, Portfolia, Cíle a nakonec přehled vašich projektů. Dole pak ještě můžete pozvat členy týmu ke kolaboraci a taky tam najdete odkaz na návody.
V základních funkcích, tedy vytváření projektů a úkolů, určování termínů a zodpovědných osob, se rychle zorientujete. Tato nastavení jsou poněkud intuitivní a celé rozhraní má příjemný design. Když pak dojde na pokročilejší funkce, ovládání může být o něco ošemetnější. Po prozkoumání a osahání všech funkcionalit by to však neměl být velký problém. Za nás však určitě vítězí funkce ocenění - jde o jakési gify, které můžete přidávat k úkolům, aby jste motivovali své spolupracovníky nebo virtuálně oslavili splněné úkoly.
💪 Jednoduchost používání - 8/10
Asana může být na první pohled poněkud zastrašující. Právě proto, že nabízí mnoho funkcí a také mnoho možných propojení s jinými aplikacemi, může trvat trochu déle, než se v ní člověk zorientuje. Některé funkce totiž najdete na hlavní liště a jiné si můžete prozkoumat až u konkrétních projektů a úkolů. Asana má ale na svých stránkách mnoho možností, jak se ve službě zorientovat - webináře, tutoriály, kurzy a návody - aby tyto počáteční komplikace vykompenzovala.
Přesto je Asana výhodnější pro větší firmy, které dokáží naplno využít všechny funkce. Asana jich rozhodně nabízí víc než konkurence. Pokud si tuto službu vyberete, s trochou času se v ní určitě zorientujete.
💰 Cena - 8/10
Asana nabízí tři tarify včetně bezplatné verze. Pokud pro vás nebude žádný z tarifů v ceníku níže dostačující, můžete kontaktovat Asanu pro individuální nabídku v rámci tarifu Enterprise nebo Enterprise +, které nabídnou dodatečné funkce, balíčky, intergace a přednostní podporu.
Personal (Zdarma)
- Pro jednotlivce a malé týmy.
- Obsahuje neomezené úkoly, projekty, zprávy a základní vyhledávání.
- Zahrnuje zobrazení seznamů, kalendářů, aplikace pro iOS/Android a integrace s více než 100 aplikacemi.
- Pro rostoucí týmy, sledující postup projektů a termíny.
- Obsahuje vše z Personal, plus časovou osu, Ganttův graf, AI Asana, pracovní postupy, projektové dashboardy a až 250 automatizací měsíčně.
- Pro firmy spravující více projektů a cílů napříč odděleními.
- Obsahuje vše ze Starter, plus cíle, 100 portfolií, 25 000 automatizací měsíčně, schvalování, pokročilé reporty a škálované zabezpečení.
🌄 Šablony - 10/10
Asana vám také nabízí řadu předpřipravených šablon, které vám mohou usnadnit práci.
Ale co to přesně je?
Na základě toho, na co je váš projekt zaměřen si můžete ze seznamu vybrat šablonu pro:
- Marketing (plánování akcí, kalendář pro sociální sítě)
- Provoz (porady, nově najatí zaměstnanci)
- Design (webový design)
- Produkt (zpětná vazba klientů, testování)
- Obchod (plán obchodu, partnerství)
- HR (kandidáti, pohovory)
- IT (žádosti, IT plán)
Tyto šablony jsou uzpůsobeny úkolům, které k vaší činnosti budete potřebovat. Pokud máte například na starost sociální sítě, můžete si vytvořit šablonu pro plánování příspěvků na sociální sítě. Tím pádem nebudete muset veškeré úkoly a layouty vytvářet od nuly. Nejen že vám použití šablony může ušetřit čas, také u šablon naleznete tipy, jak s nimi pracovat.
Asana nabízí širokou paletu šablon, které vám mohou usnadnit vytváření projektů v jakémkoli odvětví.
🤖 Možnosti propojení - 10/10
Asanu si také můžete propojit s více než stovkou aplikací. Tím, že svůj účet v Asaně propojíte s další aplikací, máte možnost mít všechny potřebné informace přímo v Asaně a nemusíte neustále otevírat další aplikace a přihlašovat se do nich. Propojení vám ušetří čas.
Se kterými aplikacemi si můžete Asanu propojit?
- Google - Asanu si můžete propojit s kalendářem (uvidíte vaše úkoly v kalendáři), Gmail (z e-mailů můžete rovnou tvořit úkoly), drive (k úkolům můžete přikládat soubory rovnou z Google drive) atd.
- Teams, Zoom - můžete si v Asaně naplánovat meeting a rovnou ho přes Asanu spustit.
- Evernote - z poznámek, které si v aplikaci vytvoříte, můžete vytvářet úkoly.
- Clockify, Timely atd. - tyto aplikace vám pomáhají počítat čas, který strávíte na jednotlivých úkolech. S propojením se vám do Asany propíše, kolik který úkol zabral času.
- Zapier, Integromat atd. - skrz tyto aplikace si můžete účet v Asaně propojit s dalšími aplikacemi, které sama Asana nenabízí.
- Canva, Invision atd. - když si propojíte Asanu s grafickým programem, který používáte, můžete si snadno přidávat návrhy grafik k projektům.
Celkový seznam aplikací k propojení zde.
Asana nabízí mnoho různých aplikací, které můžete s vaším účtem propojit. Po propojení můžete pracovat s veškerými informacemi přímo v Asaně a ušetříte tím tedy spoustu času.
📧 Zákaznická podpora - 6/10
Asana nabízí rozsáhlou nápovědu. Kromě toho, že můžete hledat odpovědi v návodu, můžete se také podívat na videa a tutoriály, přihlásit se na živé webináře, které pořádají a které vám pomohou zorientovat se v tom, co služba nabízí a také můžete absolvovat jejich kurzy.
Pokud však budete mít otázky, které vám žádný z těchto podpůrných materiálů nezodpoví, můžete položit vaši otázku ve veřejném fóru. Na stránkách není odkaz na zákaznickou podporu, ale můžete pomocí formuláře požádat o informace obchodní oddělení.
Asana sice nabízí spoustu možností na samovzdělávání, ale je poměrně těžké dopátrat se, komu se ozvat, pokud odpověď na svůj dotaz nemůžete najít.
✏️ Pro koho je vhodný nástroj Asana
Asana je poměrně komplexní nástroj, který toho hodně nabízí, ale také chvíli trvá, než se v něm člověk zorientuje. Proto je Asana vhodná spíše pro střední a velké podniky. Pokud máte menší tým a většinu funkcí byste nevyužili, určitě najdete jednodušší nástroj, který vám bude víc vyhovovat.
✅ Závěrečné hodnocení - 8,75/10
Asana nabízí kvalitní službu, kterou vytvořili lidé s předchozí zkušeností z velké nadnárodní firmy. Najdete v ní mnoho funkcí a bezkonkurenční možnosti, co se týče propojení s aplikacemi třetích stran. Je také jedinečná v tom, kolik nabízí podpůrných materiálů. Kromě návodů zaměřených přímo na využívání platformy, nabízí také webináře zaměřující se na další aspekty firemní kultury (syndrom vyhoření, syndrom vetřelce apod.), kterých se se spolupracovníky můžete zúčastnit.
Bohužel, tato služba nepatří k těm nejlevnějším, takže se vám vyplatí, pokud dokážete naplno využít její potenciál. Službu však využívá mnoho velkých etablovaných firem, můžeme vám ji tedy jenom doporučit.
