áte dost zdlouhavého podepisování dokumentů a složité administrativy? Řešením je nástroj pro elektronické podepisování DigiSign. Jaké funkce nabízí a na kolik vás jeho použití vyjde? To vše a mnohem více vám prozradíme v dnešní recenzi.
Důvěryhodnost nástroje DigiSign - 10/10
Při podepisování dokumentů a smluv je vysoká důvěryhodnost zcela klíčová. DigiSign splňuje přísné standardy elektronického podepisování, včetně mezinárodních norem ISO 27001, ISO 27017, ISO 27018 a americké normy SOC2, a proto můžeme nástroj s klidem označit za spolehlivé a důvěryhodné řešení pro firmy.
O kvalitě a spolehlivosti svědčí rovněž dlouhá řada spokojených klientů, mezi něž patří například Moneta, Raiffeisenbank, Česká Spořitelna, Komerční banka či Air Bank. Dalšími významnými klienty jsou Ušetřeno.cz, Raynet, PPL či EON. DigiSign je zároveň smluvním partnerem Bankovní identity a První certifikační autority.
Velkou výhodou DigiSignu je rovněž fakt, že se jedná o 100% český produkt, plně přizpůsobený potřebám domácího trhu. Uživatelské rozhraní je kompletně v češtině, odpovídá platné legislativě a v případě potřeby je zákaznická podpora snadno dostupná ve vašem rodném jazyce.
Jednoduchost použití - 10/10
Pokud vás od používání elektronického podpisu doposud odrazovaly obavy, že bude složité se v systému zorientovat nebo že celý proces bude zdlouhavý, DigiSign vás příjemně překvapí. Celý proces je opravdu jednoduchý jak pro odesílatele, tak příjemce dokumentů k podepsání. Vše začíná vytvořením tzv. obálky, do které nahrajeme dokumenty k podpisu a přidáme všechny nezbytné informace, jako je jméno, e-mail a telefonní číslo odesílatele i příjemce. Přidat můžeme zprávu při příjemce, případně nastavit dobu platnosti, upozornění příjemců a délku archivace dokumentů.
Následně přichází na řadu rozmístění podpisových a formulářových polí. Ani to není žádná věda. Jednoduše přetáhneme zvolené pole (podpis, datum, přepínací či zaškrtávací pole, text, schválení, příloha, osobní doklad), kam je potřeba, a systém se postará o zbytek.
TIP: Příjemci mohou před podpisem doplnit údaje - např. do pracovní smlouvy číslo bankovního účtu pro výplatu, do předávacího protokolu bytu stav vodoměru, nebo nahrát fotografii předávaného vozu.
Jakmile je vše připraveno, stačí dokument odeslat příjemci, který obdrží e-mail s jasnými pokyny, jak postupovat. Samotný proces podpisu je rovněž maximálně jednoduchý – příjemce kliknutím otevře dokument, ověří svou totožnost pomocí telefonního čísla či jiné zvolené metody, podepíše dokument a jedním kliknutím vše dokončí. Není nutné žádné složité nastavování, instalace softwaru nebo technické znalosti. Podpis v pohodě zvládnou i starší ročníky.
Uživatelské prostředí - 9/10
Za přehlednost a intuitivnost musíme pochválit i samotné uživatelské prostředí DigiSign. Po registraci a přihlášení se dostáváme do administrativního rozhraní, které je moderní a dobře strukturované, takže i méně zkušený uživatel se rychle zorientuje.
Horní navigační panel obsahuje hlavní sekce: přehled, obálky, šablony a nastavení, nechybí ani tlačítko “Nová obálka" pro okamžité zahájení nového procesu vytvoření souboru k podepisování. V pravém horním rohu se nachází inbox s notifikacemi a osobní profil s rozvinovacím menu pro osobní nastavení, kontakt, správu předplatného a odhlášení.
Samotné dokumenty nalezneme v sekci obálky. Zejména v případě, že pracujete s desítkami dokumentů, oceníte přehlední boční menu, které umožňuje snadnou správu dokumentů podle jejich stavu – jsou zde rozděleny na čekající na podpis, rozpracované, zrušené, dokončené, archivované či třeba obálky s chybou u příjemce. Nechybí ani sekce pro hromadné rozesílky a možnost přidávání vlastních štítků pro ještě lepší organizaci.
Šablony - 9/10
Další sekce je věnována šablonám pro rychlé a efektivní podepisování opakujících se dokumentů. Tato funkce umožňuje předpřipravit si vzory obálek s pevně nastavenými poli, dokumenty a příjemci, což výrazně urychluje celý proces. Namísto opakovaného nastavování stejného formuláře stačí vybrat šablonu, doplnit konkrétní údaje a odeslat ji k podpisu.
Větší firmy jednoznačně ocení možnost sdílení šablon v rámci organizace, pochválit musíme také integraci šablon s hromadnou rozesílkou, která umožňuje rozeslat dokument více příjemcům najednou, aniž by bylo nutné každému vytvářet samostatnou obálku.
I když není přímo součástí šablon, za zmínku stojí také modul Branding, který výrazně přispívá k profesionálnímu vzhledu podepisovaných dokumentů. Umožňuje totiž přizpůsobit e-maily i samotné podpisové prostředí tak, aby odpovídalo vizuální identitě vaší firmy. Lze upravit například logo, barevné schéma, děkovnou zprávu a mnoho dalšího.
Dostupnost - 10/10
Vysoká spolehlivost je u elektronického podepisování klíčová a DigiSign v tomto ohledu nezklame - nástroj si za posledních 90 dní drží 100% dostupnost. Aktuální stav služeb si ostatně můžete sami ověřit na stránce status.digisign.org, kde DigiSign transparentně informuje o případných výpadcích nebo plánovaných údržbách.
Integrace - 10/10
Potřebujete elektronické podepisování dokumentů propojit s dalšími firemními systémy? Žádný problém! DigiSign nabízí výkonné REST API s více než 150 endpointy a webhooky, které umožňuje automatizovat správu dokumentů a jejich podepisování. Díky Embed API lze DigiSign integrovat přímo do firemních systémů, což umožňuje podepisování a sledování dokumentů bez nutnosti přihlášení. Pro rychlou automatizaci bez složitého programování je k dispozici integrace s Make, která umožňuje propojení s CRM a dalšími nástroji.
Zabezpečení - 10/10
Nástroj DigiSign si zakládá na bezpečnosti a co nejvyšších standardech ochrany dat. Je certifikován podle ISO 27001, což znamená, že jeho bezpečnostní opatření odpovídají mezinárodně uznávaným normám. Díky souladu s nařízením eIDAS jsou elektronické podpisy nejen bezpečné, ale také právně závazné v celé EU. Zároveň jsou veškerá data šifrována a ukládána na serverech v rámci EU, takže splňují přísné požadavky na ochranu osobních údajů.
K vysokému zabezpečení přispívá také vícefaktorové ověřování identity; kromě ověření e-mailem a SMS je k dispozici ověření fotografií dokladu a selfie, bankovní identitou či platbou.
Funkce - 9/10
Důležité funkce, která nástroj pro elektronické podepisování dokumentů DigiSign, jsme dnes již několikrát nakousli. Pojďme si je všechny shrnout pěkně na jednom místě:
- Online aplikace pro okamžité použití bez nutnosti instalace,
- Snadné odesílání dokumentů z počítače, tabletu i mobilu,
- Přehled o stavu dokumentů v reálném čase,
- Doložené doručení a archivace,
- Přizpůsobení firemní identitě,
- Automatické notifikace,
- Podpora češtiny a angličtiny s možností rozšíření o další jazyky,
- Podpora různých metod ověřování identity, vč. Bankovní identity a osobních dokladů a selfie až do AML úrovně,
- Všechny typy elektronických podpisů (pomocí SMS, mailu, Bankovní identity, osobních certifikátů),
- Integrace a API,
- Přidávání kvalifikovaných časových razítek pro prodloužení platnosti dokumentů a prokázání času jejich vzniku,
- Možnost provozovat DigiSign ve vlastní infrastruktuře,
- Garantovaná dostupnost 99,9%,
- Implementační podpora, školení a technická podpora,
- Mobilní aplikace.
Když se bavíme o funkcích, nabízí se samozřejmě otázka, jaký typ dokumentů lze vlastně pomocí elektronického podpisu podepsat. Možnosti vpodstatě neomezené. Elektronicky můžete v DigiSign podepsat jak dokumenty v oblasti HR, jakou jsou pracovní smlouvy či různé dodatky, tak obchodní smlouvy, předávací protokoly nebo třeba prezenční listiny. Při odesílání smluv, výpovědí apod. oceníte také tzv. doložené doručení, tedy právně uznatelný důkaz o tom, že dokument byl nejen odeslán, ale také doručen příjemci.
Pro zapnutí některých funkčností jako automatické vkládání podpisových polí, hromadná rozesílka nebo DigiSign Identify AI je třeba kontaktovat podporu.
Cena - 9/10
Pokud potřebujete elektronicky podepsat jednorázově pár dokumentů, jistě vám udělá radost fakt, že do 5 podpisů měsíčně je služba zdarma. Pro jednotlivce je tu také tarif ONE, který za příjemných 270 Kč měsíčně zahrnuje 15 obálek. Pokud pracujete s větším množstvím dokumentů, či potřebujete přístup pro více uživatelů, vybírat můžete z celkem 3 základních tarifů, jejichž ceny a počet obálek a další detaily si můžete prohlédnout v tabulce níže. Tarify se mírně liší některými zahrnutými funkcemi - podrobnosti najdete v oficiálním ceníku na webu DigiSign. Pro náročné je tu pak tarif Advanced, jehož cena je stanovena individuálně.
*Obálka může obsahovat více dokumentů
Pokud vám nebude vyhovovat počet obálek některého z tarifů, ale zároveň se vám nevyplatí přechod na dražší, využít můžete možnosti dokoupení obálek. Kupříkladu dokoupení 80 obálek vás vyjde na 1 000 Kč, 500 obálek na 2 000 Kč a 1 200 obálek na 10 000 Kč.
Zákaznická podpora - 10/10
V případě jakýchkoliv dotazů můžete DigiSign kontaktovat prostřednictvím kontaktního formuláře, e-mailu, telefonu, případně si domluvit nezávaznou konzultaci. Míra technické podpory se pak odvíjí dle zvoleného tarifu - u všech tarifů je k dispozici po telefonu, u vyššího Enterprise již také telefonicky. Živý chat bohužel chybí, při kontaktu formulářem či e-mailem však podpora reaguje velice rychle (odpovědi se dočkáte ve stejný den) a fundovaně poradí i vývojářům. Pokud neřešíte naléhavý problém, řadu užitečných informací naleznete na přidruženém blogu, opomenout nemůžeme ani centrum nápovědy, ve které najdete odpovědi na prakticky všechny zásadní otázky.
Pro koho je nástroj DigiSign vhodný?
Nástroj DigiSign můžeme s čistým svědomím doporučit každému, kdo chce ušetřit čas a začít podepisovat dokumenty elektronicky. Využití najde zejména u velkých firem a organizací, kterým projdou rukama stovky smluv a dalších dokumentů, avšak například tarif ONE využijí i jednotlivci. K dispozici je dostatečná nabídka tarifů, mezi kterými jistě najdete ten pravý pro potřeby vás a vaší společnosti.
Závěrečné hodnocení - 9,7/10
Jak napovídá téměř plné bodové hodnocení, DigiSign si v naší recenzi vedl velice dobře. Nástroj si nás získal skvěle zpracovaným uživatelským rozhraním, které celý proces elektronického podepisování maximálně usnadňuje. Mezi další přednosti patří vysoká dostupnost, široké možnosti integrace a robustní zabezpečení splňující přísné normy. DigiSign je zkrátka jedním z nejlepších nástrojů na trhu pro ty, kteří hledají spolehlivé, bezpečné a uživatelsky přívětivé řešení pro elektronické podpisy. Zejména firmám a organizacím můžeme DigiSign jednoznačně doporučit.
.webp)
