oužíte po tom, aby byla vaše práce jednodušší? Abyste mohli snáze komunikovat se svými kolegy? Abyste měli všechny projekty „pod jednou střechou”? S tím vám může pomoci nástroj pro projektové řízení. Těch je dnes na trhu už mnoho a jedním z nich je i Easy Project. Pojďme se podívat na to, co nabízí.
🛡️ Důvěryhodnost služby Easy Project - 10/10
Tento software začal být používán už v roce 2007, v počátku však fungoval převážně pro řízení projektových financí, až později se jeho funkcionalita rozšířila na všechny aspekty řízení projektů. V roce 2010 společnost poprvé prodala své služby v zahraničí, a to do Nizozemska. Dnes má zákazníky po celém světě. Za firmou stojí český podnikatel Filip Morávek.
Společnost má centrálu v Praze a pobočku v Londýně a má v týmu více než 70 zaměstnanců a více než 3 000 zákazníků, mezi nimi je i Bosh, Toyota nebo automobilka Continental. Na trhu se pohybuje již dlouho, jde o důvěryhodnou firmu.
📊 Funkce - 9/10
Základní funkcí této služby je řízení projektů. To znamená vytváření úkolů, přiřazování pracovníků a termínů. U jednotlivých úkolů můžete také přidávat komentáře a nahrávat k nim potřebné dokumenty. Také můžete určit, kolik hodin má úkol trvat, na základě rozpočtu projektu.
Kromě této základní funkce nabízí Easy Project i další pokročilejší funkce:
- Kanban nástěnka - pomocí Kanbanu si můžete zobrazit úkoly podle toho, v jakém stavu jsou: začaté úkoly, ukončené, nezačaté úkoly.
- Ganttův diagram - tento diagram vám zase zobrazí úkoly na časové ose, pomůže vám to mít přehled v tom, co je kdy potřeba dodělat a odevzdat.
- Sledování času + výkazy - díky této funkci můžete sledovat, kolik kdo odpracoval hodin na jednotlivých projektech, kolik hodin ještě zbývá a následně můžete tyto výkazy použít k fakturaci hodin všem zaměstnancům nebo externím pracovníkům.
- Myšlenkové mapy WBS - díky WBS si úkoly můžete prohlédnout v rámci toho, jak na sebe navazují, nebo jak na sobě závisí a místo seznamu uvidíte jakousi myšlenkovou mapu.
- Kalendář a plánovač schůzek - v této sekci si můžete psát důležité schůzky nebo jiné věci, na které nechcete, nebo nemůžete zapomenout. Pokud máte na daný den něco v kalendáři, objeví se vám to v horní liště v uživatelském prostředí. Určitě na to tedy nezapomenete.
- Reporty - můžete vytvářet reporty financí, času, prodejů. Můžete si přizpůsobit, jaké reporty chcete vidět a které vás nejvíce zajímají.
- Řízení zdrojů - díky této funkci můžete sledovat, jaké mají vaši zaměstnanci kapacity, zda jim ještě můžete přiřazovat úkoly, nebo naopak, zda toho mají moc a musíte jim něco odebrat.
- Rozpočty projektů - pro každý projekt si můžete vytvořit rozpočet a podle toho pak posoudit, kolik lidí na něm bude pracovat a kolik hodin. Díky sledování času pak během projektu můžete sledovat, kolik peněz tam ještě zbývá, jestli peníze vyjdou, nebo je třeba něco změnit.
- Milníky - díky této funkci si můžete stanovit důležitá období ve vašem projektu a zajistit tak, aby šlo všechno podle plánu a žádný důležitý termín vám neutekl.
- Firemní vzhled - vzhled Easy Projectu si můžete změnit, aby ladil s barvami vaší společnosti, můžete si tam přidat logo apod.
Funkce, které najdete u Easy Project a u jiných platforem podobného typu se s nimi v takovém rozsahu nesetkáte, jsou všechny funkce na organizaci projektových financí. Tyto funkce mohou být velmi užitečné a Easy Project je má propracované převážně proto, že se na začátku věnovali právě financím a další funkcionality přidávali až časem.
⚙️ Uživatelské prostředí - 8/10
Po přihlášení do Easy Project se dostanete na domovskou stránku vašeho účtu. Tam naleznete hlavní nabídku, horní lištu a nástroje.
- Hlavní nabídka - zde naleznete přehled úkolů a přehled projektů. Uvidíte, kolik jich je otevřených a kolik už uzavřených, kolik času jste na nich strávili a kolik vás ještě čeká. Dále zde najdete výkazy času, můžete si stopovat čas strávený na jednotlivých úkolech a finanční výkazy, díky nimž můžete odpracované hodiny vyúčtovat. Uvidíte tu také rozpočty projektů, takže budete mít pod kontrolou, kolik peněz je dostupných na každém projektu a kolik hodin práce je možné projektům věnovat. Nakonec je tam sekce gantt, kde můžete sledovat, který z vašich zaměstnanců je přetížen, který má volnou kapacitu apod. V hlavní nabídce můžete také přidávat uživatele, importovat data a prohlížet si návody a tutoriály. Uvedené sekce jsou však jenom návrh, hlavní nabídku si můžete i upravit podle vašich preferencí.
- Horní lišta - v horní liště najdete datum, čas a co vás čeká ve vašem kalendáři. Také tam máte vyhledávací pole a správu vašeho profilu. Nakonec tam uvidíte tlačítko pro menu, kde najdete mnoho dalších funkcí.
- Nástroje - zde najdete přehled vašich aktivit, to-do listy a interní chat.
Uživatelské prostředí Easy Project nemá příliš moderní design, ale je poměrně přehledné a nabízí velkou škálu užitečných funkcí a funkcionalit. Základní funkce máte po ruce a ty trochu pokročilé jsou schované v menu, takže váš nematou, pokud je používat nepotřebujete.
Po přihlášení vám software bude určitě připadat jednodušší než při pročítání jejich webových stránek, jelikož ty jsou celkem nepřehledné.
💪 Jednoduchost používání - 7/10
Možností, jak používat Easy Project, je vícero. Buď ho můžete používat na veřejném cloudu, spolu s ostatními uživateli, nebo si můžete zažádat o privátní cloud, pokud toužíte po větší bezpečnosti, anebo si můžete službu nechat nasadit na vlastní server (to je možné cca od 38 000 Kč).
Abyste si vytvořili účet, musíte zadat e-mail a následně další informace o vaší osobě (jméno, příjmení, telefon, jméno společnosti apod.). Můžete si vybrat z 32 jazyků, ve kterém chcete mít Easy Project nastavený (mezi nimi je i čeština). Poté je váš účet dovytvořen a můžete začít pracovat s projekty. Heslo vám je vygenerováno a přijde vám v e-mailu, ale můžete si ho samozřejmě změnit v nastavení.
Používání služby Easy Project nám připadalo složitější, než používání jiných nástrojů pro projektový management. Easy Project je poměrně robustní a není tak uživatelsky přívětivý jako například české Freelo (aktuální recenze). Po čase si na Easy Project zvyknete, ale bude to chtít trochu praxe a cviku.
💰 Cena - 8/10
Easy Project nabízí třicetidenní zkušební verzi, a to buď lite demo (obsahuje funkce pro prostřední tarif Business), nebo full demo (obsahuje i demo data a všechny funkce dostupné pro nejvyšší tarif Platform). Po vyzkoušení se můžete rozhodnout, který tarif si chcete platit, nebo si účet můžete úplně zrušit.
| ESSENTIALS | BUSINESS | PLATFORM | |
|---|---|---|---|
| CENA | 149 Kč měsíčně za uživatele | 290 Kč měsíčně za uživatele | 590 Kč měsíčně za uživatele |
| NEOMEZENÝ POČET PROJEKTŮ |  | | |
| ROZPOČTY PROJEKTŮ |  | | |
| ŘÍZENÍ DOCHÁZKY | | | |
| HELPDESK A TICKETING | | | |
| B2B CRM | | | |
Essentials
- cena: 149 Kč na měsíc za uživatele
- Tato verze nabízí neomezený počet projektů, různé typy nástěnek (můžete si vybrat, jaké zobrazení vám nejvíce vyhovuje), kalendář, sledování času apod.
Business
- cena: 290 Kč na měsíc za uživatele
- V této verzi najdete všechny základní funkce a navíc tam jsou například reporty a řízení docházky, rozpočty projektů apod.
Platform
- cena: 590 Kč na měsíc za uživatele
- Platform nabízí rozšířený help desk a ticketing (slouží pro lepší zákaznickou podporu vašich klientů), a správu B2B CRM (správa kontaktů, partnerů a kampaní, distribuce leadů apod.).
Enterprise
- cena: po domluvě
- Tento tarif nabízí to samé, co ty předešlé, kromě toho ještě o něco pokročilejší bezpečnost a prioritnější podporu (budete mít například přiděleného pracovníka, který se bude věnovat konkrétně vám). Dále tento tarif nabízí integrační služby, úpravy softwaru nebo vlastní doménu.
Easy Project nenabízí žádné slevy pro neziskové nebo vzdělávací organizace, jak tomu bylo u jiných společností, jako je Asana, Trello nebo Basecamp.
Jak si Easy Project stojí ve srovnání s konkurencí?
- ClickUp (aktuální recenze, odkaz na vyzkoušení zdarma) nabízí tarif za 9 dolarů měsíčně za uživatele (5 dolarů, pokud zaplatíte za celý rok). Za tyto peníze získáte přístup ke všem funkcím včetně funkce trackování času a funkci Gantt Charts. Kromě toho nabízí i bezplatnou verzi, ta je však omezená.
- Projekťácký nástroj Monday.com (aktuální recenze, odkaz na vyzkoušení zdarma) vás vyjde (pokud se nerozhodnete pro úplně základní verzi zdarma) na 10, 12 nebo 20 dolarů měsíčně za uživatele. Tarif za 12 dolarů měsíčně nabízí všechny prémiové funkce kromě funkce trackování času, která je dostupná pouze u nejdražšího tarifu za 20 dolarů měsíčně.
- Nástroj Paymo (aktuální recenze, odkaz na vyzkoušení zdarma) vás vyjde na 11,95 dolarů nebo na 18,95 dolarů měsíčně za uživatele. Pokud zaplatíte rovnou za celý rok, dostanete slevu. Tarify se liší v tom, že ten dražší obsahuje navíc funkci Gant Charts. Funkce trackování času je dostupná u obou tarifů.
Verze Essentials u Easy Project patří k těm levnějším na trhu, zbytek tarifů je však spíše průměrný, cenově se pohybuje ve stejné hladině jako většina ostatních nástrojů.
🌄 Šablony - 8/10
Šablony fungují v Easy Project stejně jako v jiných nástrojích pro projektové řízení. Můžete si buď vytvořit šablonu z projektu, který jste vytvářeli vy, pokud jde o projekt, jehož struktura se vám pravidelně opakuje, nebo můžete použít šablony, které vám navrhuje přímo Easy Project pro všechny typické firemní procesy, pokud si nevíte rady s tím, jak začít. Používání šablon vám může ušetřit hodně času.
V Easy Project naleznete například tyto šablony:
- Lidské zdroje - nábor, školení, externí zdroje, správa událostí, plánování nástupnictví apod.
- Strategie - vstup na trh, partnerství, konkurenční zpravodajství apod.
- Produkce - sériová výroba, malá výroba atd.
- Vývoj produktu - prototyp, model od návrhu k prodeji
- Back office - administrativa, řízení kvality, řízení výkonnosti, přidělení a řízení práce, apod.
- ... a další
Je vidět, že Easy Project je zaměřený spíše na firmy, které vyrábí a distribuují produkty, ale šablony jde adaptovat i na služby, marketing apod., jen vás to bude stát trochu víc času.
🤖 Možnosti propojení - 5/10
Váš účet u Easy Project je možné propojit s aplikacemi třetích stran. V první řadě je možná integrace s aplikací Zapier, jež vám zaručí možnost propojení s více než 1 000 aplikacemi, jako je například Gmail, Google Calendar, Todoist, nebo Toggl. Dále je možné provézt import dat z Excelu a podobných aplikací nebo migrovat projekty z Asany, Trella nebo Jiry. Také si můžete synchronizovat kalendář, kontakty a úkoly, které máte u Outlooku, Thunderbirdu, Applu nebo Googlu.
Nevýhoda těchto integrací je, že musíte nejdříve ověřit, zda je aplikace, kterou chcete integrovat dostupná u Zapier, případně u Easy Projectu, vytvořit poptávku a vysvětlit v poptávce, jaká data chcete integrovat. Specialista z Easy Projectu vám potom aplikaci nastaví. Druhá možnost je vytvořit si účet u Zapieru a řídit integraci odtamtud. V porovnání s podobnými nástroji je tento proces o hodně komplikovanější - u většiny ostatních nástrojů jako například ClickUp či Monday.com jde totiž integraci provést napřímo.
📧 Zákaznická podpora - 9/10
Možnosti zákaznické podpory se trochu liší podle toho, jaký tarif si předplácíte. Pro všechny je dostupná uživatelská příručka v PDF, což je jakýsi návod na používání služeb Easy Projectu. Dále na jejich stránkách najdete videotutoriály, prezentace a sekci s častými dotazy.
Pokud s touto službou začínáte, můžete se přihlásit na školení, které probíhá každý týden, trvá 30 minut a je zdarma. Při školení vám vysvětlí, jak začít používat služby Easy Project. Na stránkách také najdete různé webináře, které čas od času Easy Project pořádá. Toto všechno jsou nástroje, které vám pomohou se lépe zorientovat v tom, jak Easy Project funguje.
Pokud ale řešíte nějaký konkrétní problém, nebo máte otázku, kterou jste v žádných materiálech nenašli, můžete kontaktovat napřímo zákaznickou podporu, která je dostupná každý pracovní den od devíti do pěti hodin.
Jestli zrovna používáte demo verzi zdarma, máte pouze základní podporu. To znamená, že kromě příruček a databáze znalostí, můžete kontaktovat podporu na e-mailu (podpora funguje v CZ, EN, FR, DE) a v případě hlášení o výpadku můžete také kontaktovat horkou telefonní linku.
Pokud používáte placenou verzi, máte nárok na prioritní e-mailovou podporu, horkou telefonní linku, kterou můžete použít i pro jiné případy než výpadky a také na živý chat v aplikaci. U dražších tarifů můžete mít i konkrétního pracovníka, na něhož se můžete obracet.
Kromě toho si kdokoliv může domluvit konzultaci, obzvlášť pokud si nejste jistí, zda si vybrat tuto službu, nebo jinou, která se rovněž zabývá projektovým řízením.
Easy Project nabízí mnoho způsobů, jak je kontaktovat, nebo jiným způsobem vyřešit problém, který zrovna řešíte. Pokud používáte neplacenou verzi, jsou vaše možnosti omezené, ale je pochopitelné, že platící zákazníci dostanou přednost a funguje to tak u většiny podobných nástrojů.
✏️ Pro koho je vhodný nástroj Easy Project
Tato platforma je nejvíce vhodná pro firmy, které prodávají nějaký produkt nebo službu. Tento typ firem najde na Easy Project nejvíce vhodných šablon a také užitečné funkce pro práci s financemi. Easy Project je také vhodný pro všechny, kteří hledají robustní nástroj nabušený funkcemi.
Naopak pokud hledáte jednoduchý nástroj pro týmovou spolupráci, Easy Project pro vás bude zbytečně složitý a doporučujeme se raději poohlédnout jinde (náš aktuální seznam nejlepších projektových nástrojů).
✅ Závěrečné hodnocení - 8/10
Easy Project je bezpochyby kvalitní služba, která však nemusí sednout každému. Oceňujeme na ní širokou nabídku funkcí (zejména správu financí a dobře zpracované měření času), velmi dobrou zákaznickou podporu a slušnou nabídku šablon. Zklamaly nás naopak slabší možnosti integrace a fakt, že je Easy Project o něco složitější a méně user-friendly než jiné projektové nástroje.
Easy Project naštěstí nabízí možnost vyzkoušení zdarma, a proto ho můžete bez rizika vyzkoušet - a až poté se rozhodnout, zda si zaplatit placenou verzi.
