o si budeme povídat, v dnešním “digitálním” věku komunikace i obchodní transakce probíhají stále častěji online. Zpravidla se tak neobejdeme bez elektronického podpisu, nejen zjednodušuje administrativní úkony, ale také přispívá k vyšší bezpečnosti a ověřitelnosti dokumentů. V následujících řádcích se podíváme na to, jak elektronické podpisy fungují a mezi jakými typy můžete vybírat. Tak pojďme na to!
Co je elektronický podpis?
V prvé řadě si odpovězme na otázku, co to ten elektronický podpis vlastně je. Asi nebude žádným překvapením, že pod tímto pojmem se schovává prakticky každý digitální ekvivalent tradičního ručně psaného podpisu, který se používá k ověření identity osoby podepisující elektronický dokument nebo zprávu.
Je však třeba dodat, že ne všechny typy elektronického podpisu mají stejnou váhu. Přestože za elektronický podpis můžeme považovat například podpis na konci e-mailu či naskenovaný dokument s vaším vlastnoručním podpisem, pro druhou stranu, natož například pro orgány státní správy, není tzv. prostý elektronický podpis příliš důvěryhodný.
Kvalifikovaný vs. nekvalifikovaný podpis
V tu chvíli přichází na scénu tzv. zaručený elektronický podpis, který garantuje například to, že dokument nebyl po podepsání změněn, či nebylo upraveno datum. Je totiž založen na tzv. nekvalifikovaném certifikátu, který slouží jako digitální průkaz totožnosti podepisujícího. Tento certifikát vydává důvěryhodná třetí strana, certifikační autorita, která ověřuje identitu osoby nebo entity podepisující dokument. Díky použití kryptografických metod a unikátních klíčů je zajištěna vysoká úroveň bezpečnosti a důvěryhodnosti podpisu. S tímto podpisem si vystačíte například při komunikaci s jinými firmami, podepisování smluv atd.
Na opačném konci spektra elektronických podpisů stojí tzv. kvalifikovaný elektronický podpis, který je pomyslným vrcholem pyramidy digitálního ověřování. Tento typ podpisu představuje nejpřísnější formu elektronického podepisování a je považován za právně rovnocenný s tradičním ručně psaným podpisem. Kvalifikovaný elektronický podpis je podpořen kvalifikovaným certifikátem, který poskytuje ještě vyšší úroveň ověření identity podepisujícího.
Kvalifikovaný certifikát vám v současné době vystaví pouze Česká pošta (PostSignum), eIdentity a I.CA.
Pokud se chystáte komunikovat s úřady, potřebovat budete právě kvalifikovaný elektronický podpis. Zároveň však dodáváme, že mnohem jednodušší a rychlejší alternativou je dnes spíše datová schránka, se kterou se nepojí žádné dodatečné náklady. Na druhou stranu komunikace mezi dvěma firmami prostřednictvím datovky je zpoplatněna.
Výhody elektronického podpisu
O výhodách elektronického podpisu, a to jak v jeho kvalifikované, tak nekvalifikované podobě, vás asi nemusíme zdlouhavě přesvědčovat. Mezi hlavní přednosti patří:
- Pohodlí a rychlost: Elektronické podpisy umožňují podepisovat dokumenty kdekoliv a kdykoliv, stačí mít přístup k internetu. Tím se eliminuje potřeba fyzického setkání nebo zdlouhavého posílání dokumentů poštou.
- Snížení nákladů: Ušetříte na poštovném, tisku, skladování a správě dokumentů, což je zvláště výhodné pro firmy s velkým objemem papírové dokumentace.
- Bezpečnost: Elektronické podpisy nabízejí vysokou úroveň bezpečnosti díky použití šifrování a digitálních certifikátů, které zajišťují autenticitu podepsaných dokumentů.
- Auditovatelnost: Elektronické podpisy jsou opatřeny časovým razítkem a dalšími metadaty, které umožňují snadnou auditovatelnost dokumentů.
- Legální platnost: Elektronické podpisy zpravidla mají stejnou váhu jako tradiční ručně psané podpisy.
Jak získat elektronický podpis
Získání elektronického podpisu obvykle zahrnuje několik kroků, které se však mohou lišit v závislosti na typu podpisu i poskytovateli. Zatímco v případě nekvalifikovaného certifikátu vytvoření podpisu obnáší zpravidla jen vyplnění potřebných informací a poměrně základní ověření identity (například e-mailem či po telefonu), kvalifikovaný certifikát může vyžadovat osobní návštěvu úřadu, případně stažení dalšího softwaru pro verifikaci vaší totožnosti.
Po úspěšném ověření identity vám bude vystaven certifikát, který bude obsahovat vaše identifikační údaje a bude spojen s vaším bezpečným zařízením pro vytváření podpisu. Následně přichází na řadu instalace a aktivace elektronického podpisu na vašem zařízení. To může zahrnovat instalaci speciálního software nebo konfiguraci hardwarového zařízení. V této fázi také vytvoříte své soukromé klíče, které budete používat pro elektronické podepisování. Podrobné pokyny vám poskytne společnost, u které jste si nechali elektronický podpis, respektive certifikát vystavit.
Jak podepsat dokument elektronickým podpisem
Máte elektronický podpis a rádi byste podepsali nějaký dokument? Pro vytvoření elektronického podpisu je potřeba nejprve vypočítat hash dokumentu, který se poté šifruje pomocí soukromého klíče, čímž vznikne digitální podpis, který se následně odesílá společně s dokumentem.
Asi se však shodneme, že tento proces je zbytečně složitý a časově náročný. V zásadě nejjednodušší možností je použití Adobe Acrobat Reader či jiného softwaru, který si dokáže váš certifikát stáhnout a dokument podepsat. Dokument však můžete pomocí elektronického podpisu podepsat i přímo ve Wordu (Vložení > Řádek podpisu).
Platformy pro elektronické podepisování dokumentů
S rostoucí poptávkou po digitálních řešeních se na trhu objevuje také stále více platforem, které slibují usnadnění procesu elektronického podepisování a správy dokumentů. Mezi ty se řadí například populární služby jako DocuSign, SignNow a DigiSign, které kromě elektronického podepisování nabízejí také celou řadu dalších funkcí. Dokument v nich můžeme nejen podepsat, ale také vytvořit, editovat, odeslat, uložit do archivu a také zlikvidovat. Například také na rozdíl od klasického elektronického podpisu, respektive certifikátu, o kterém jsme se bavili výše, umožňují odeslat dokument k podepsání příjemci, který nemusí mít zřízený el. podpis. Ověření jeho totožnosti následně proběhne třeba SMS zprávou.
Než se však nadšeně vrhnete do jejich používání, připomínáme, že tyto služby zpravidla neumožňují podepisovat dokumenty nekvalifikovaným ani kvalifikovaným elektronickým podpisem. U státní správy tedy rozhodně nepochodíte, zároveň nemusí být vhodnou volbou ani v případech, že vyžadujete vyšší míru verifikace podepisujících osob.
SignNow
- Nabízí zkušební verzi zdarma
- Od 8 dolarů měsíčně
Pokud vládnete angličtinou, dobrou volbou bude americký SignNow. Jedná se o výkonnou a uživatelsky přívětivou platformu pro elektronické podpisy, která myslí na jednotlivce i organizace, což se odráží v několika nabízených tarifech. Velkou výhodou je možnost 30denního vyzkoušení zdarma. Platforma navíc podporuje práci v týmech a integraci s populárními cloudovými službami, což usnadňuje správu dokumentů napříč různými aplikacemi. SignNow také klade velký důraz na bezpečnost, kdy nabízí šifrování na úrovni bank a dodržuje přísné normy pro ochranu dat.
DigiSign
- Do 5 podpisů měsíčně zdarma
- Cena od 216 Kč měsíčně
Pokud to s vaší angličtinou tak slavné není a dáváte přednost alternativě v češtině, jednou z možností je DigiSign. Ten nabídne řadu užitečných funkcí, které ocení zejména firmy. Naopak jednotlivcům udělá radost bezplatné použití až na 5 podpisů měsíčně. Velkou výhodou je podpora v češtině, ač je třeba dodat, že v základních tarifech ji lze kontaktovat pouze e-mailem.
DocuSign
- Vyzkoušení zdarma
- Cena od 10 dolarů měsíčně
Poslední platforma pro elektronické podepisování, na kterou se dnes podíváme, je zahraniční DocuSign, který se v mnoha ohledech podobá již zmiňované konkurenci. Podobně jako v případě SignNow je nutné počítat s angličtinou, na druhou stranu nechybí řada výhod. Mezi ty patří především uživatelská přívětivost. Platforma nabízí jednoduché a příjemné rozhraní, které umožňuje rychlé vytvoření a odeslání dokumentů k podpisu, aniž by bylo nutné procházet složitým nastavením. Nechybí možnosti integrace s širokou škálou jiných softwarových aplikací a služeb, jako jsou Google Drive, Microsoft Office apod., které z ní dělají skutečně flexibilní řešení.
Slovo závěrem
Jak jsme se v dnešním článku přesvědčili, existuje skutečně spousta možností, jak elektronicky podepsat dokumenty. Při výběru toho pravého nástroje právě pro vás tak myslete především na to vaše konkrétní potřeby. Zatímco pro komunikaci s úřady se neobejdete bez kvalifikovaného certifikátu, pro běžné podepisování smluv postačí nekvalifikovaný certifikát. Pokud vám přijde vhod také možnost zasílat dokumenty k podpisu osobám bez certifikátu, jasnou volbou budou platformy pro elektronické podepisování, které navíc nabídnou celou řadu užitečných funkcí a služeb.
