otion je službou, která vám umožňuje sloučit funkce a služby, které potřebujete ke své práci, do jedné aplikace. Můžete si v ní navrhnout vaši vlastní pracovní plochu. Co všechno vám tedy Notion nabízí?
🛡️ Důvěryhodnost služby Notion - 10/10
Jde o software pro projektový management, který byl poprvé založen v roce 2013 Ivanem Zhaoem se sídlem v San Franciscu. V roce 2019 měla služba už milion uživatelů a v dubnu 2020 se Notion stal jednorožcem, když byla služba oceněna na dvě miliardy dolarů. Notion také obdržel 50 milionů v investicích od Index Ventures a dalších investorů. V roce 2021 byla oceněna na 10 miliard dolarů a společnost má celkem 20 milionů uživatelů, mezi nimi například také Pixar, The Wall Street Journal, Samsung nebo Tinder.
Jde o službu, jež je v oběhu už nějakou dobu a má stabilní zázemí, ať už finanční nebo založené na počtu uživatelů a tuto službu tedy považujeme za důvěryhodnou.
📊 Funkce - 7/10
Notion je služba, která zz slouží převážně k organizaci vašich osobních záležitostí, nebo pracovních a týmových projektů. Můžete vytvářet jednotlivé stránky pro vaše projekty a přidávat úkoly, poznámky, obrázky a tak dále, abyste vy a váš tým (pokud projekty chcete s někým sdílet) mohli lépe spolupracovat.
A s jakými dalšími funkcemi můžete počítat?
- Web Clipper - můžete si stáhnout rozšíření do vašeho prohlížeče, a díky tomu si můžete jakoukoli stránku uložit do Notion.
- Stránky - můžete si vytvářet stránky, které mohou být určeny pro vaše projekty, nebo jakékoli jiné ucelené pracovní nebo osobní úkoly. K jednotlivým stránkám můžete přidávat různé členy týmu, podle toho, kdo na tom zrovna pracuje.
- Seznamy úkolů - u jednotlivých stránek můžete také vytvářet seznamy úkolů (také tabulky, galerie a podobně).
- Wiki - zde můžete uvést veškeré potřebné informace o vaší společnosti, jako jsou podmínky dovolených, čerpání benefitů apod.
- Personalizace - můžete si váš Notion účet upravit tak, aby vám co nejvíc vyhovoval.
- Gant a Kanban zobrazení - můžete si projekty a seznamy úkolů zobrazit jako list, nebo jako timeline.
Notion je v podstatě aplikací pro vytváření stránek, psaní textů a poznámek, přidávání webových stránek a obrázků, vytváření seznamů úkolů a cílů, kterými si musíte hlídat váš posun. Všechny tyto věci můžete vkládat do stránek, které můžete vytvářet ze šablon, nebo vlastní na míru.
⚙️ Uživatelské prostředí - 7/10
Uživatelské prostředí nemá příliš „user-friendly“ design. Pokud se rozhodnete pro týmový tarif můžete hned ze začátku přidat všechny členy vašeho týmu a až potom se vrhnout na vytvoření vaší pracovní plochy.
Po levé straně najdete menu, kde si můžete nejen zapisovat poznámky, vytvářet seznamy úkolů a také svou osobní stránku, kde si můžete organizovat věci osobnějšího rázu, jako jsou roční cíle, cestovní plány, recepty a podobně.
Můžete také vytvářet nové stránky, a to buď úplně od začátku, nebo s použitím šablon. Stránkám můžete dát takovou formu, jakou zrovna potřebujete (tabulka, seznam, nástěnka, kalendář atd.). Můžete tedy vytvořit pro každý projekt jednu stránku a tu přizpůsobit potřebám těch jednotlivých projektů.
Výhodou uživatelského prostředí je, že jednotlivé projekty mohou obsahovat popisky a poznámky, seznamy úkolů, tabulky a fotografie. Můžete tak plánovat organizovat si práci pomocí více formátů. Nevýhodou uživatelského prostředí je, že není moc uživatelsky příjemné a není lehké se v něm zorientovat. Služba také nemá moc přívětivý design.
💪 Jednoduchost používání- 8/10
Na jednu stranu je používání Notion jednoduché proto, že jde vlastně jen o vytváření stránek pro různé projekty. Některé už tam máte předem vytvořené, jako osobní stránka seznam četby nebo deník pro vaše poznámky a zápisky; další si můžete vytvořit sami podle toho, co zrovna vás, nebo váš tým čeká.
Ale na druhou stranu, u jednotlivých stránek (projektů) působí Notion lehce chaoticky a není úplně zřejmé, co k čemu slouží. Může tedy zabrat více času, než začnete využívat Notion na maximum. K tomu mohou pomoci i podpůrné materiály jako návody, webináře a podobně.
Službu můžete používat jak na mobilní aplikaci (Android, iOS), tak v aplikaci na ploše (Windows, Mac), nebo můžete také využít prohlížeč. Zároveň se vám budou všechny vaše úkony synchronizovat na všech zařízeních.
Vytvořit si účet u Notion je naopak velmi jednoduché. Stačí zadat vaši e-mailovou adresu a jednorázový kód, která vám na ni přijde. Nakonec stačí zadat vaše jméno a fotografii a nastavit heslo. Také se musíte rozhodnout, jestli chcete službu používat pouze pro svoje soukromé potřeby, a nebo pro práci v týmu.
💰 Cena - 9/10
Notion nabízí čtyři tarify. Dva pro využití jednotlivců a dva týmové. Jaké jsou v nich rozdíly?
| PERSONAL | PERSONAL PRO | TEAM | ENTERPRISE | |
|---|---|---|---|---|
| CENA ZA UŽIVATELE ZA MĚSÍC | zdarma | 5$ | 10$ | individuální |
| CENA ZA UŽIVATELE ZA MĚSÍC PŘI ZÁVAZKU NA ROK | zdarma | 4$ | 8$ | individuální |
| POČET HOSTŮ | 5 | neomezeně | neomezeně | neomezeně |
| NEOMEZENÉ NAHRÁVÁNÍ SOUBORŮ |  |  | | |
| NEOMEZENĚ ČLENŮ TÝMU | | | | |
| CUSTOMER SUCCESS | | | | |
Personal
- Cena: zdarma
- Tento tarif je určen pro jednotlivce, přesto ale svoje stránky a projekty můžete sdílet maximálně s pěti hosty a můžete si práci synchronizovat na všechna vaše zařízení. Velikost jednotlivých souborů je limitovaná na 5 MB, můžete se svými hosty sdílet odkazy a pracovat s nimi na projektech najednou.
Personal Pro
- Cena: 4 dolary měsíčně při platbě za rok (5 dolarů při měsíční platbě)
- Tento tarif je také určen jednotlivcům, ale jelikož je už placený, nabízí některé funkce navíc. Můžete například spolupracovat s neomezeným počtem hostů a nahrávat soubory s neomezenou velikostí. Také můžete obnovovat verze stránek až třicet dní staré, navíc máte nárok na prioritní podporu.
Team
- Cena: 8 dolarů měsíčně za každého uživatele při platbě za rok (10 dolarů při měsíční platbě)
- Při tomto tarifu můžete mít neomezený počet členů týmu i hostů, můžete používat sdílené pracovní plochy a všem členům týmu přiřazovat různé role a úrovně přístupu.
Enterprise
- Cena: v tomto případě se cena domlouvá individuálně a musíte kontaktovat obchodní oddělení.
- Tento tarif vám umožňuje obnovit staré verze od počátku věků, zaručuje vám zvýšenou bezpečnost, brzký přístup k novým funkcím a pro týmy, které mají víc než 100 členů je k dispozici i dedikovaný manažer, který vašemu týmu se vším pomůže.
Notion nabízí i možnost vyzkoušet si bezplatně i týmový tarif, ale zajímavé je, že není limitován časově, jak to bývá u většiny služeb, ale počtem 1 000 bloků. Blok je jakýkoli obsah, který přidáte, odstavec, úkol apod.
Notion také nabízí možnost využívat službu bezplatně pro studenty nebo vyučující. Stačí se přihlásit pod školní e-mailovou adresou. Nabízí slevy i vzdělávacím institucím a neziskovým organizacím. Pokud byste o to měli zájem, kontaktujte obchodní oddělení.
Jak si ale vede v porovnání s jinými nástroji pro projektový management?
- ClickUp (aktuální recenze, odkaz na vyzkoušení zdarma) nabízí tarif za 9 dolarů měsíčně (5 dolarů, pokud zaplatíte za celý rok). Za tyto peníze získáte přístup ke všem funkcím včetně funkce trackování času a funkci Gantt Charts. Kromě toho nabízí i bezplatnou verzi, ta je však omezená.
- Projekťácký nástroj Monday.com (aktuální recenze, odkaz na vyzkoušení zdarma) vás vyjde (pokud se nerozhodnete pro úplně základní verzi zdarma) na 10, 12 nebo 20 dolarů měsíčně za uživatele. Tarif za 12 dolarů měsíčně nabízí všechny prémiové funkce kromě funkce trackování času, která je dostupná pouze u nejdražšího tarifu za 20 dolarů měsíčně.
- Nástroj Paymo (aktuální recenze, odkaz na vyzkoušení zdarma) vás vyjde na 11,95 dolarů nebo na 18,95 dolarů měsíčně za uživatele. Pokud zaplatíte rovnou za celý rok, dostanete slevu. Tarify se liší v tom, že ten dražší obsahuje navíc funkci Gant Charts. Funkce trackování času je dostupná u obou tarifů.
Notion je rozhodně jedno z levnějších řešení pro projektový management. Takže pokud do podobné služby nechcete nebo nemůžete investovat hodně peněz, tato služba může být přesně pro vás. V porovnání s některými jinými uvedenými ve srovnání ale nenabízí tak širokou škálu funkcí k projektovému řízení.
🌄 Šablony - 10/10
Šablony jsou tu od toho, aby vám usnadnili práci, a to buď ze začátku, než se stihnete se všemi funkcionalitami aplikace pořádně seznámit, nebo i později, když budete hledat inspiraci a budete si chtít ušetřit čas.
Máte na výběr! Buď můžete vybrat jednu z předpřipravených šablon, nebo si nějakou vyrobit přesně na míru. Zajímavé je, že můžete svou šablonu také poslat do Notion, a pokud bude splňovat kritéria, můžete svou šablonou pomoci i jiných týmům.
Jaké předpřipravené šablony tedy Notion nabízí?
- Vzdělání - Sylabus, Kalkulačka na známky, Plánování lekcí
- Design - Poznámky, Zpětná vazba, Recenze designu
- Freelance - Plánování instagramu, Sepsání nabídky, Vytváření obsahu
- Marketing - Seznam médií, Moodboard, Kalendář pro obsah
- Neziskovky - Fundraising, Organizace dobrovolníků, Organizace darů
- HR - Schůzka 1:1, Roční zhodnocení, Pracovní inzerát
- Startup - Vize a mise, Brainstorming, Update pro investory
- Plánování - Plánování cesty, Denní plán, Cíle
- a další
Notion nabízí velké množství šablon, které vám mohou nejen ukázat, jakým způsobem můžete pracovat s vašimi projekty a kombinovat jednotlivé funkcionality aplikace, ale také vám mohou ušetřit čas například při vytváření projektů, které se pravidelně opakují.
🤖 Možnosti propojení - 8/10
Co se týče propojení dalších aplikací s vaším účtem u Notion, máte dvě možnosti. Některé aplikace najdete v seznamu a jednoduše si je můžete propojit s Notion. Najdete mezi nimi aplikace pro projektový management (Asana, Jira, Trello), aplikace pro na komunikaci a poznámky (Slack, Evernote) nebo úložiště (Google Drive).
Druhou možností je propojení pomocí API. Přes Pomocí API si můžete s Notion propojit Zapier nebo Automate.io, což jsou aplikace, které vám umožňují propojení s dalšími stovkami aplikací všech typů (Mailchimp, Gmail, WooCommerce, Shopify).
Samotný Notion nenabízí velké množství aplikací třetích stran, které si můžete s účtem propojit. Ale díky API propojení se Zapier a Automate.io budete mít přístup k o hodně většímu počtu různých aplikací.
📧 Zákaznická podpora - 7/10
Notion nabízí různé možnosti, jak hledat odpovědi na vaše otázky předtím, než kontaktujete podporu. V první řadě jsou to návody a tutoriály, videa na YouTube a Notion také nabízí webináře na různá témata a články na svém blogu.
Další možností, jak vyřešit vaše případné problémy je stát se součástí Notion komunity. Můžete se přidat ke skupinám podle lokality, podle zájmu apod. Můžete také pomocí fóra zorganizovat nějakou akci nebo začít vlastní skupinu na fóru.
No a pak je tu samozřejmě možnost kontaktovat podporu. Můžete buď kontaktovat obchodní oddělení. Tato možnost je vhodná převážně, pokud ještě nemáte účet a chcete se poradit ohledně nejvhodnější možnosti pro vás, nebo pokud chcete domluvit individuální cenu pro tarif Enterprise. Podporu pak můžete kontaktovat pomocí chatu a e-mailu. Odpověď na chatu budete mít do několika hodin. Jiné možnosti podpory Notion nenabízí. Možnosti jsou tedy v porovnání s jinými službami poměrně omezené.
✏️ Pro koho je vhodný nástroj Notion
Tato služba je vhodná pro lidi, kteří si potřebují utřídit svoje záležitosti. Mohou tak držet poznámky a všechny další potřebné informace na jednom místě. Také je vhodná pro týmy, které nepotřebují žádné pokročilé funkce a chtějí se v rámci jednotlivých skupin udržovat v obraze.
✅ Závěrečné hodnocení - 8/10
Tato služba má určitě své výhody. Největší je možnost kombinovat v rámci jedné stránky (projektu) různé formáty (tabulky, seznamy, poznámky, galerie atd.). Výhodou je také výhodná cena. Nevýhodou této služby je omezená podpora a nepřívětivost uživatelského prostředí.
