ledáte nástroj pro správu projektů, který vám pomůže hlídat deadliny a efektivně zadávat úkoly? Nabídka je opravdu široká, avšak zahraniční řešení mívají jednu velkou nevýhodu - chybí lokalizace do českého jazyka a o kvalitní zákaznické podpoře v češtině si můžeme nechat jen zdát. Za zkoušku tak rozhodně stojí původně český nástroj Projektově, který se může pochlubit přehledným uživatelským rozhraním i spoustu užitečných funkcí. Pojďme se společně podívat, co vše tento nástroj nabízí, na kolik vaši firmu vyjde a pro koho je vhodný. 

Důvěryhodnost nástroje Projektově - 10/10

Přestože cestu do podvědomí projekťáků si nástroj Projektově teprve hledá, rozhodně se nejedná o žádného zelenáče. Od jeho počátků na českém trhu uplynulo bezmála 9 let, v jejichž průběhu v Projektově usilovně pracovali na vytvoření kvalitního nástroje projektového managementu, který splní vše, co od podobného nástroje čekáme. 

Velké množství funkcí je však dvousečným mečem, který může zhoršit orientaci v uživatelském rozhraní. Právě proto vznikla verze Projektově 2, která reaguje na zpětnou vazbu od uživatelů a zaměřuje se na zjednodušení používání, zlepšení výkonu a snadnější navigaci mezi úkoly a projekty. Nástroj Projektově je díky tomu uživatelsky přívětivější, aniž by přišel o své pokročilé funkce.

Věříme, že se jedná o změny k dobrému - nástroj dnes používá více než 5 000 uživatelů. Pokud stále váháte, zda se k nim připojit, možná vás přesvědčí fakt, že nabízí bezplatné vyzkoušení na 14 dní. A to v plnohodnotné verzi a bez nutnosti zadávat platební údaje. 

Jednoduchost použití - 9/10

Jak již bylo řečeno, velké množství funkcí může znamenat náročnější použití. To naštěstí v případě Projektově (respektive verze 2) neplatí. Pokud máte s podobnými nástroji zkušenosti, brzy se v uživatelském rozhraní zorientujete. Pokud ne, zpočátku možná budete trochu tápat. Naštěstí si můžete bezplatně domluvit online konzultaci, během které se seznámíte se všemi funkcemi a jejich ovládáním. Konzultaci ostatně doporučujeme i v případě, že jste se v rozhraní zorientovali sami - můžete díky ní objevit funkcionalitu, o které jste dosud netušili. 

Pokud si chcete začátky v Projektově ještě více ulehčit, nakouknout můžete samozřejmě také do nápovědy. Zde najdete podrobné návody, jak pracovat s jednotlivými funkcemi, krok za krokem vysvětlené postupy pro správu projektů, úkolů a reportů, a také tipy, jak co nejefektivněji využívat všechny možnosti, které nástroj nabízí. 

Uživatelské rozhraní - 10/10

Se snadným použitím souvisí zejména přehledné uživatelské rozhraní. Pochválit musíme pěkný moderní vzhled i intuitivně řazené menu, ve kterém snadno najdete vše důležité. Na úvodní stránce najdete sekci Můj den, ve které se kromě kalendáře zobrazují všechny aktuální úkoly. Nechybí ani počítadlo času stráveného prací či přehled posledních aktivit. Plusové body dáváme za možnost vytváření záložek, na jaké jste možná zvyklí například z Google Chrome a díky kterým můžete snadno překlikávat mezi jednotlivými projekty a úkoly přímo na liště úvodní stránky. 

V bočním menu najdeme sekci Úkoly, která zobrazuje výčet všech úkolů. Jak vidíte sami na obrázku výše, zobrazit si můžeme jak všechny zadané úkoly, tak pouze ty aktuální, zpožděné či již splněné a uzavřené. Lze je navíc seřadit podle termínu, názvu či projektu, případně filtrovat podle řešitele, termínu, stavu nebo třeba klíčového slova. Úkoly si lze zobrazit jak formou seznamu, tak kanbanu, který můžete znát například z oblíbeného Trella a který je ideální pro běžné úkoly. Úkoly v kanbanu se automaticky rozřazují do sloupců Nový, Naplánováno, Řeší se a Vyřešeno, ale můžete je mezi nimi samozřejmě přesouvat také ručně. Zatímco manažer projektu vidí všechny úkoly, běžný uživatel vidí pouze ty aktuální, respektive ty, jejichž zobrazení mu manažer nastavil. To je velká výhoda oproti zmiňovanému Trellu.

Jak název napovídá, sekce Projekty je věnovaná samotným projektům. Pro snadnou orientaci si můžete projektové složky a podsložky seřadit podle svých potřeb, případně je dokonce označit emoji či například barevným semaforem dle důležitosti. Sekci s projekty ocení zejména větší firmy, kdy lze projekty rozdělit podle oddělení, kdy má každá složka svého ředitele, který spravuje jednotlivé podsložky. V kartě projektu můžeme přidat jednoduchý, ale také strukturovaný popis, například se zaškrtávacími políčky či číselnými odrážkami. 

Po rozkliknutí projektové složky se zobrazí právě zmiňovaný popis, obsažené úkoly si zobrazíme kliknutím na jednu z možností zobrazení v menu po levé straně. Je už jen na vás, zda si úkoly zobrazíte v klasickém seznamu, kanbanu, ve formě myšlenkové mapy či praktického Ganttova diagramu.

Ostatní důležité informace najdeme v levém dolním rohu. Zde se nachází jak zvoneček notifikací, tak nastavení pro správu uživatelů, účtu a fakturace a osobní profil. Rozkliknutím profilu se dostaneme k nastavení osobních informací a notifikací či třeba instalačnímu souboru desktopové aplikace a odhlášení. 

Než se podíváme na funkcionalitu nástroje, je třeba dodat, že současná podoba menu ještě není zcela kompletní. V rámci Projektově 2 v hlavním menu přibudou například sekce Reporty, Šablony, Porady či Archiv. 

Funkce - 10/10

Téma funkcionality nástroje jsme dnes již několikrát nakousli, pojďme si proto shrnout, jaké funkce Projektově momentálně nabízí: 

• Správa úkolů: Přehled všech úkolů, jejich stavů (po termínu, dokončené) a pracovníků, kteří na nich pracují. Možnost přidávat přílohy, podúkoly a formátovaný text.
• Označení uživatelů: Umožňuje označit uživatele v úkolu, který následně dostane automatické e-mailové upozornění. 
• Automatizace: Komentáře k úkolům jsou automaticky zasílány sledujícím, kteří mohou odpovědět přímo e-mailem, a jejich e-mailová odpověď se automaticky připojí k úkolu.
• Přeplánování úkolů: Změnou termínu jednoho úkolu se automaticky přepočítají termíny navazujících úkolů. Manažer má však možnost termín uzamknout tak, aby nešel posunout, což se hodí u důležitých milníků či třeba termínů ve smlouvách, přes které nejede vlak. 
• Myšlenková mapa: Nástroj pro snadné rozdělení projektu na menší části, s možností rychlého přidávání a mazání úkolů.
• Ganttův diagram: Zobrazuje úkoly a jejich trvání na časové ose. Nabízí přehledný pohled na stav projektu a umožňuje posouvání úkolů metodou drag and drop či export do formátů PNG nebo PDF.
• Tvorba šablon: Hotové projekty lze kopírovat a vytvářet z nich šablony. 
• Rozpočtování: Tato funkce umožňuje sledovat finanční stránku projektu, porovnávat plánované a skutečné příjmy a náklady, a tím efektivně řídit projekt. Rozpočet se automaticky generuje na základě úkolů projektu a je viditelný pouze pro projektového manažera.

Cena - 10/10

Cenově se Projektově pohybuje v mírně nižších číslech než například konkurenční Freelo. Na druhou stranu nenabízí čistě bezplatnou verzi, což je však celkem pochopitelné - jedná se o firemní nástroj, který není primárně určen pro jednotlivce. Veškeré funkce si však můžete vyzkoušet v rámci bezplatné 14denní verze. 

Pokud dojdete k závěru, že je pro vás Projektově ideálním řešením, vybírat můžete z celkem čtyř cenových balíčků. Ten základní pro maximálně dva členy týmu vás vyjde na 390 Kč měsíčně a zahrnuje neomezené množství úkolů a projektů, 2 GB uložených dat, live chat podporu / helpdesk, provoz v cloudu, šifrované spojení, zálohu 1x denně a bezplatné aktualizace. 

Pro menší týmy do 5 členů tu je tarif Start, který vám za 1 190 Kč měsíčně nabídne vše, co balíček Pro Dva, a navíc 5 GB uložených dat. Malé firmy pravděpodobně sáhnou po tarifu Standard, který za cenu 2 390 Kč měsíčně zahrnuje až 12 uživatelů. Pokud váš tým čítá větší množství lidí, Projektově si pro vás připravilo tarif Více, jehož cena je odstupňovaná podle počtu uživatelů. Kupříkladu za 20 členů týmu zaplatíte 3 120 Kč měsíčně, za 50 uživatelů již 6 890 Kč měsíčně. 

Cenu, respektive počet členů lze kdykoliv libovolně navýšit či snížit. Pokud zvolíte předplatné na roční bázi, těšit se můžete na příjemnou 10% slevu. Za zmínku stojí také fakt, že “zákazníci”, tedy uživatelé, kteří mají přístup jen pro nahlížení a komentování, jsou zcela zdarma a nezapočítávají se do fakturace. 

Zákaznická podpora - 10/10

Projektově nabízí hned několik kanálů zákaznické podpory. Obrátit se na ni můžete jak v živém chatu, který najdete v samotném uživatelském rozhraní i na webu, tak prostřednictvím e-mailu či kontaktního formuláře. Kromě toho je k dispozici zákaznická telefonní linka, na kterou se můžete obrátit jak pro konzultaci, tak s technickými problémy. Využít samozřejmě můžete také zmiňovanou online konzultaci, na které se dozvíte všechny důležité informace. V neposlední řadě se lze obrátit na nápovědu, která obsahuje praktické rady do začátku i odpovědi na nejčastější otázky. 

Pro koho je nástroj Projektově vhodný?

Nástroj Projektově je určený primárně týmům a firmám - pro běžné každodenní použití jednotlivci je zbytečně naddimenzovaný. Zároveň však představuje jednodušší alternativu k Freelu, proti kterému je výrazně intuitivnější. Jedná se zkrátka o ideální nástroj pro všechny, kteří hledají nástroj pro organizaci práce v týmu, hlídání termínů a sledování plnění úkolů či projektů. Doporučit ho můžeme především malým a středním firmám, projektovým manažerům a týmům, které potřebují mít přehled o průběhu práce, rozpočtech a komunikaci na jednom místě. Díky intuitivnímu ovládání je ideální pro týmy, které chtějí rychle zavést efektivní projektové řízení bez složitého a zdlouhavého zaučování.

Závěrečné hodnocení - 9,5/10

Jak asi vyplývá z bodového hodnocení, Projektově je nástroj pro řízení projektů, jehož vyzkoušením rozhodně neprohloupíte. Potěší nejen dostatečným množstvím funkcím, ale také příjemným uživatelským prostředím. Třešničkou na dortu je rozsáhlá nápověda i zákaznická podpora dostupná na hned několika kanálech. Oproti zahraniční konkurenci samozřejmě nabídne výhodu v podobě české lokalizace. Projektově neurazí ani cenou, která vychází o trochu levněji než konkurenční Freelo. Pokud váháte, zda bude Projektově ideální právě pro vaši firmu, jednoduše využijte 14denní trial a vše si vyzkoušejte na vlastní kůži. A nám nezbývá než se těšit, jaké další novinky a funkce si pro nás Projektově ještě připraví!

Bonus: Q&A se Zdeňkem Solnickým z Projektově

Připravili jsme si pro vás krátký rozhovor se Zdeňkem Solnickým, který stojí za službou Projektově.

1. Jaký byl prvotní impuls pro vytvoření nástroje Projektově? Co vás inspirovalo?

Projektovým řízením se zabýváme delší dobu. Tehdy ještě nebyly moderní aplikace plně dostupné a bývalý společník měl IT firmu a v ní přehled a pořádek. Jeho klienti to poptávali také, ale systém řízení byl příliš složitý. Byla to taková aplikace od ajťáků ajťákům. A tak vzniklo Projektově, aby i běžné firmy měly pořádek v úkolech.

Nyní to s Projektově 2 ještě vylepšujeme. Nově poskytujeme nejen aplikaci, ale také způsob práce tak, abyste měli projekty a úkoly v dobré kondici.‍

2. Čím se Projektově odlišuje od jiných projektových nástrojů na trhu, jako je například české Freelo či populární Trello?

Kořeny máme v oblasti projektového řízení. Zde jsme kovaní, projektové harmonogramy, Ganttovy diagramy máme poměrně propracované.

V Projektově můžete snadno přidávat úkoly, pod-úkoly a k nim další pod-úkoly. Na myšlenkové mapě úkolů projektu si je můžete libovolně zařadit. Oproti jiným aplikacím je to poměrně jednoduché - vše je úkol nebo pod-úkol. Nemusíte nijak řešit zda máte seznam, skupinu nebo jiný typ úkolů, něco převádět nebo konvertovat. V Projektově je to jednoduché - máte projekt a v něm podle Vás zařazené úkoly. Nebo k projektům můžete přistoupit jednoduše, zadávat úkoly do seznamu nebo Kanbanové tabule úkolů, podobně jako Trello. S tím, že v Projektově si můžete snadno zobrazit celkový pohled všech úkolů z různých projektů najednou.

A pak je tu způsob práce. V aplikacích snadno vygenerujete stovky úkolů a zahltíte sebe či kolegy. Uvnitř různých aplikací se dá vytvořit “složitý systém v systému”. Není třeba vymýšlet kolo nebo různě komplikovat. V Projektově máme v souladu nejen aplikaci, ale také způsob práce s ní.‍

3. Komu byste použití nástroje Projektově doporučil - spíše malým firmám, nebo jej mohou využít i větší korporace? A jak velký tým přes Projektově řídíte vy sami?

Nástroj Projektově bych rozhodně doporučil všem, bez ohledu na velikost firmy. Používat Projektově může jednotlivec který si sám potřebuje ohlídat svoje termíny stejně tak jako korporátni velká firma na hlídaní termínu a dohled nad prací zaměstnanců. Rozdíl v použití je potom jenom ve množství projektů a úkolů které s Projektově řídí.

My sami v Projektově využíváme náš nástroj na úkolování sami mezi sebou, i když jsme malá firma do 10 lidi, úkolů se někdy nakupí. Abychom zachovali standard a na požadavky našich klientů nezapomněli, vše si pečlivě zapisujeme do Projektově. K různým úkolům od našich zákazníku, přidáme termín a navíc vidíme historii požadavků, či zpětnou vazbu. Sami oceňujeme, že se nám úkol připomene v ranním souhrnném e-mailu. 

Práci plánujeme v Ganttově diagramu. Na časové ose vidíme na čem kolega pracoval, na čem pracuje nyní a co má v plánu. Na časové ose tak máme nejen plán vývoje, ale také navazujících podpůrných a marketingových činností.‍

4. Jaké hlavní problémy ve správě projektů pomáhá váš nástroj řešit?

• Hlídání termínů,
• Přehled nad prací kolegů - hned vidím co je a co není hotové,
• Přehled nad projekty napříč celou firmou.

Nejčastější problémy, které firmy řeší, jsou dohled nad prací, hlídání termínů, rozpočtu a také často stráveného času nad jednotlivými úkoly. Z rozhovorů s klienty víme, že tyto problémy se často opakují. Řešení je ale jednoduché, stač, aby to hlídala aplikace za vás. Nikdo z nás si přece nepamatuje detailně úkoly půlky oddělení. Proč by měl?

Naopak s aplikací se nemůže stát, aby byl váš projekt dokončen po termínu a vy platili sankce. Nepřepálí se ani rozpočet projektu, který za vás aplikace hlídá a při naplnění částky vás upozorní notifikaci. 

Projektově také pomáhá s plánováním a řízením projektů. Projekty zakládáte ze šablony, práci plánujete na časové ose a díky harmonogramům vidíte, kdy můžete vzít novou zakázku nebo co se stane, pokud se zpozdí dodavatel.

Díky notifikacím omezujeme počty zaslaných a zapadlých e-mailů, úkoly je možné libovolně komentovat, označovat přes @ kolegy. U každého úkolu je plná digitální historie včetně komentářů.

Není třeba obíhat firmu a zjišťovat stav projektů. Všechny firemní projekty a úkoly jsou na jednom místě, aktuální a online.

5. Jaká je vaše dlouhodobá vize pro Projektově? Chystáte pro své klienty nějaké novinky?

Stejně jako v životě je potřeba pravidelně cvičit, aby se člověk cítil dobře, tak i v projektovém řízení jsou činnosti, kterým je potřeba se věnovat a zdokonalovat. Projektově Vám bude pomáhat k tomu, abyste měli projekty v dobré kondici.

Projektové řízení neprobíhá ve vakuu, ani pouze v aplikaci. S Projektově propojujeme dobrou praxi řízení projektů a úkolů přímo s aplikací. Tak, abyste na první pohled viděli, zda je projekt v pořádku, nebo zda se rýsuje možný problém, jaký, a rovnou i s radou, jak jej řešit.

S Projektově 2 jdeme o krok dále. Propojujeme aplikaci a způsob práce s ní. Ať už se jedná o řízení projektů nebo firemních úkolů, pomáháme firmám vytvořit pracovní prostředí, ve kterém jsou projekty v dobré kondici a lidé nejsou zahlcení.